Projeto: Sistema de Geração de Oxigênio Local Hospitalar

Objetivo – Descrição sumária do projeto:

Desenvolver e implementar um sistema de geração de oxigênio local no hospital para fornecer um suprimento contínuo e confiável de oxigênio médico, garantindo qualidade, eficiência e conformidade com as normas de saúde.

Project Canvas

Escopo do cliente – fornecimento

1. Sistema de Geração de Oxigênio:
   • Gerador de oxigênio utilizando tecnologia de adsorção por oscilação de pressão (PSA).
   • Requisitos: Capacidade de produzir oxigênio com pureza adequada às necessidades médicas, eficiência energética, confiabilidade e facilidade de manutenção.
2. Sistema de Controle e Monitoramento:
   • Controlador Lógico Programável (CLP) e Interface Homem-Máquina (IHM) para operação e monitoramento do sistema.
   • Requisitos: Capacidade de monitorar em tempo real, facilidade de uso, recursos de segurança e integração com sistemas hospitalares existentes.
3. Componentes Auxiliares:
   • Compressores, filtros, vasos de pressão e válvulas.
   • Requisitos: Alta durabilidade, conformidade com padrões de segurança e eficiência operacional.
4. Infraestrutura de Instalação:
   • Adequações físicas e instalações necessárias para o funcionamento eficiente do sistema dentro do ambiente hospitalar.
   • Requisitos: Conformidade com normas de construção e segurança hospitalar, eficiência no uso do espaço e minimização de impacto nas operações hospitalares existentes.
5. Serviços de Implementação e Integração:
   • Serviços profissionais para instalação, configuração e integração do sistema de geração de oxigênio com as infraestruturas existentes no hospital.
   • Requisitos: Conformidade com as melhores práticas de engenharia e instalação, minimização de tempo de inatividade e impacto nas operações diárias do hospital.
6. Programa de Treinamento e Capacitação:
   • Treinamento para a equipe técnica e operacional do hospital no uso, manutenção e monitoramento do sistema.
   • Requisitos: Compreensibilidade, abrangência e adaptabilidade às necessidades e habilidades da equipe do hospital.
7. Plano de Manutenção e Suporte:
   • Estratégia contínua de manutenção preventiva e suporte técnico para o sistema.
   • Requisitos: Eficiência na prevenção de falhas, rapidez na resposta a problemas e disponibilidade de peças de reposição.
8. Documentação e Relatórios:
   • Manuais de operação, guias de manutenção e relatórios de desempenho do sistema.
   • Requisitos: Clareza, precisão e conformidade com padrões de documentação técnica.

Escopo não incluído – não faz parte do escopo de fornecimento

1. Fornecimento de Oxigênio Externo:
   • Compra ou aluguel de cilindros de oxigênio e sistemas de fornecimento de oxigênio de fontes externas.
2. Construção de Novas Instalações Médicas:
   • Desenvolvimento ou construção de novas instalações hospitalares ou ampliação significativa das existentes.
3. Equipamentos Médicos Não Relacionados:
   • Aquisição ou manutenção de equipamentos médicos que não estão diretamente ligados ao fornecimento ou utilização de oxigênio, como ventiladores, monitores de pacientes, etc.
4. Treinamento Médico Específico:
   • Treinamento médico especializado ou educação contínua para profissionais de saúde, exceto no que se refere ao uso e segurança do sistema de oxigênio.
5. Serviços de Terceiros Não Relacionados:
   • Contratação de serviços de terceiros que não estão diretamente envolvidos na instalação, manutenção ou operação do sistema de geração de oxigênio.
6. Atividades de Pesquisa e Desenvolvimento Externas:
   • Pesquisa e desenvolvimento de novas tecnologias de geração de oxigênio ou melhorias substanciais na tecnologia existente, que não façam parte do projeto atual.
7. Gerenciamento de Resíduos Hospitalares:
   • Tratamento ou gestão de resíduos hospitalares e outros sistemas de gestão ambiental não relacionados ao sistema de oxigênio.
8. Upgrade de Infraestrutura Não Relacionada:
   • Atualizações ou melhorias em sistemas de TI, infraestrutura elétrica ou de HVAC do hospital, exceto quando diretamente necessário para a operação do sistema de oxigênio.
9. Expansão para Outras Instalações:
   • Extensão do sistema de geração de oxigênio para outras instalações ou hospitais que não estejam incluídos no escopo original do projeto.
10. Atividades de Marketing e Promoção:
    • Campanhas de marketing, publicidade ou promoção dos serviços do hospital que não estejam diretamente relacionadas ao novo sistema de oxigênio.

Esta lista delineia claramente as áreas e atividades que estão fora do escopo do projeto atual, ajudando a manter o foco nas metas e objetivos definidos para a implementação bem-sucedida do sistema de geração local de oxigênio hospitalar.

Estratégia de condução do Projeto

1. Utilização de equipe própria para desenvolver o projeto;
2. Especificação dos componentes;
3. Aquisição + Fabricação + Instalação;
4. Comissionamento + treinamento
5. Reuniões semanais com o cliente

Estrutura Analítica do Projeto EAP

Descrição de uma entrega (produto ou serviço)

1. Código EAP: 1.4.4;
2. Nome do Produto: Instalação de equipamentos
3. Descrição: Instalação e comissionamento de um sistema de geração de oxigênio hospitalar utilizando tecnologia de adsorção por oscilação de pressão (PSA), capaz de fornecer oxigênio médico aos pacientes e instalações do hospital com as especificações exigidas pela ANVISA e pelas normas internacionais de saúde.
4. Critério de aceite:
   1. Conformidade com Especificações Técnicas:
      1. O sistema deve ser capaz de produzir oxigênio com uma pureza de 93% ± 3%, conforme as especificações da Farmacopeia Brasileira e requisitos da ANVISA.
      1. A capacidade de produção do gerador deve atender ou exceder a demanda máxima estimada do hospital.
   1. Desempenho Operacional:
      1. O gerador deve operar de forma contínua e ininterrupta, com um desempenho que não exija recarga externa de oxigênio por um período mínimo estabelecido.
      1. O sistema deve ter um tempo de resposta adequado para ajustar a produção com base na demanda variável do hospital.
   1. Instalação e Segurança:
      1. A instalação do gerador deve estar em conformidade com todas as normas de segurança locais e regulamentos de saúde.
      1. Deve haver uma vistoria e aprovação final da instalação por um inspetor certificado ou autoridade competente.
   1. Testes e Validação:
      1. O sistema deve passar por uma série de testes de desempenho e segurança, demonstrando confiabilidade em diferentes modos de operação.
      1. Testes de validação devem confirmar que o sistema atende a todos os critérios operacionais e de segurança antes da aceitação final.
   1. Treinamento e Documentação:
      1. O fornecedor deve fornecer treinamento completo para a equipe operacional e técnica do hospital sobre o funcionamento, a manutenção e a segurança do gerador de oxigênio.
      1. Deve ser entregue um conjunto completo de documentação técnica, incluindo manuais de operação, procedimentos de manutenção e certificados de garantia.
   1. Suporte e Garantia:
      1. Deve ser estabelecido um acordo de nível de serviço (SLA) para suporte técnico e manutenção, incluindo tempos de resposta para reparos e fornecimento de peças de reposição.
      1. Uma garantia mínima deve ser fornecida, cobrindo peças e mão de obra para um período especificado após a instalação.
   1. Auditoria e Conformidade:
      1. Uma auditoria pós-instalação deve ser realizada por uma terceira parte independente para confirmar a conformidade com os requisitos do projeto e regulamentações aplicáveis.
   1. Fechamento do Projeto:
      1. Uma revisão formal de fechamento de projeto deve ser realizada com as partes interessadas para confirmar que todas as entregas foram cumpridas satisfatoriamente.

Estes critérios de aceitação servem para garantir que o gerador de oxigênio entregue seja seguro, confiável e atenda às necessidades específicas do hospital, além de estar em conformidade com os padrões regulatórios e de qualidade.

Justificativas para o Projeto de Sistema de Geração Local de Oxigênio Hospitalar

Necessidade de Autonomia no Fornecimento de Oxigênio: Hospitais dependem criticamente do fornecimento de oxigênio para diversas aplicações médicas. A dependência de fontes externas para o suprimento de oxigênio pode levar a desafios logísticos, aumento de custos e riscos de interrupção devido a problemas de fornecimento ou emergências. Um sistema de geração local de oxigênio proporciona maior autonomia e segurança no fornecimento deste recurso vital, garantindo a continuidade dos cuidados aos pacientes, independentemente de fatores externos.

Qualidade e Conformidade: A geração local de oxigênio permite um controle rigoroso sobre a pureza e qualidade do gás fornecido, essencial para a segurança do paciente. Este sistema assegura que o oxigênio atenda às normas hospitalares e farmacêuticas, evitando riscos associados ao transporte e armazenamento de cilindros de oxigênio.

Redução de Custos e Eficiência Operacional: Embora o investimento inicial em um sistema de geração local de oxigênio possa ser significativo, a longo prazo, ele oferece uma redução substancial nos custos operacionais. Elimina a necessidade de compra contínua, transporte, armazenamento e manutenção de cilindros de oxigênio, além de reduzir a pegada de carbono associada a essas atividades.

Resiliência e Segurança: Em situações de crise ou emergência, como desastres naturais ou pandemias, a disponibilidade e o acesso ao oxigênio podem ser severamente comprometidos. Um sistema de geração de oxigênio in situ garante uma fonte constante e confiável, crucial para a resposta a emergências e para a manutenção dos cuidados de saúde ininterruptos.

Tecnologia e Inovação: A adoção de um sistema de geração local de oxigênio reflete o compromisso do hospital com a inovação e a melhoria contínua. A integração de tecnologias avançadas, como CLP e IHM, para monitoramento e controle, não apenas melhora a eficiência operacional, mas também posiciona a instituição na vanguarda da tecnologia médica.

Sustentabilidade Ambiental: Com a redução do transporte e armazenamento de cilindros de oxigênio, o sistema contribui para a sustentabilidade ambiental, alinhando-se a práticas mais ecológicas e responsáveis.

Em resumo, a implementação de um Sistema de Geração Local de Oxigênio Hospitalar é uma medida estratégica que visa aumentar a autonomia, segurança, eficiência e sustentabilidade no fornecimento de oxigênio médico, garantindo altos padrões de cuidado ao paciente e reduzindo a dependência de fontes externas.

Stakeholders

No projeto de um Sistema de Geração Local de Oxigênio Hospitalar, os stakeholders incluem todos os indivíduos e grupos que são afetados pelo projeto ou que têm influência sobre o seu sucesso. Aqui estão os principais stakeholders que podem estar envolvidos:

1. Gestão do Hospital:
   1. Inclui a alta administração que financia e aprova o projeto. Eles são responsáveis por alinhar o projeto com as metas estratégicas do hospital.
2. Equipe Médica:
   1. Médicos, enfermeiros e outros profissionais de saúde que usarão o oxigênio gerado diretamente no cuidado dos pacientes.
3. Pacientes:
   1. Indivíduos que receberão o oxigênio como parte de seu tratamento.
4. Departamento de Manutenção:
   1. Responsável pela manutenção do sistema de geração de oxigênio após a sua instalação.
5. Equipe Técnica:
   1. Engenheiros, técnicos e operadores que estarão envolvidos na instalação, na operação e no monitoramento do sistema.
6. Reguladores de Saúde:
   1. Como a ANVISA, que irão fiscalizar e garantir que o sistema esteja em conformidade com as normas e regulamentos aplicáveis.

• Fornecedores:
  • Empresas que fornecerão os componentes do sistema, como geradores de oxigênio, compressores, filtros e sensores.
• Profissionais de Segurança:
  • Especialistas responsáveis por assegurar que o sistema atenda a todas as normas de segurança.
• Comunidade Local:
  • A comunidade ao redor do hospital que pode ser afetada por questões ambientais ou de segurança relacionadas ao projeto.
• Financeiros:
  • Bancos e outros credores que podem financiar o projeto, bem como investidores ou donos do hospital.
• Consultores Externos:
  • Especialistas contratados para dar suporte ao projeto, como consultores em gestão de projetos e especialistas em sistemas de geração de oxigênio.
• Empresas de Engenharia e Construção:
  • Contratadas para realizar a construção ou adaptações estruturais necessárias para a instalação do sistema.
• Autoridades Locais:
  • Podem incluir representantes do governo municipal ou estadual, especialmente se o projeto requerer licenças especiais ou estiver sujeito a regulamentações locais.

Identificar, entender e gerenciar as expectativas e influências desses stakeholders é crucial para o sucesso do projeto. É importante envolvê-los adequadamente em todas as fases do projeto, da concepção e planejamento à execução e operação do sistema.

Comunicação do progresso e andamento do projeto

A comunicação eficaz é fundamental para o sucesso do projeto. A seguir, uma lista dos meios de comunicação que podem ser utilizados para divulgar o progresso do projeto de Sistema de Geração Local de Oxigênio Hospitalar:

1. Reuniões Regulares de Status do Projeto:
   1. Encontros semanais ou quinzenais com a equipe do projeto e stakeholders-chave para atualizar sobre o progresso, discutir desafios e planejar os próximos passos.
2. Boletins Informativos:
   1. Boletins periódicos enviados por e-mail ou disponibilizados na intranet do hospital para informar o staff hospitalar sobre o andamento do projeto.
3. Dashboards de Projeto:
   1. Painéis de controle atualizados em tempo real, acessíveis através da intranet do hospital, mostrando métricas-chave de progresso do projeto.
4. Relatórios de Progresso:
   1. Relatórios detalhados mensais ou trimestrais distribuídos aos financiadores do projeto, alta gerência e outros stakeholders relevantes.
5. Conferências Web e Teleconferências:
   1. Sessões regulares de conferência web para facilitar atualizações e discussões com stakeholders que não estão no local.

• Atualizações de Mídia Social Corporativa:
  • Posts nas plataformas de mídia social corporativa do hospital, quando apropriado, para manter o interesse e o apoio ao projeto.
• Portal do Projeto:
  • Um website ou portal dedicado com atualizações regulares, informações sobre o projeto, FAQs, e espaço para feedback.
• Apresentações Executivas:
  • Apresentações trimestrais ou semestrais para a liderança do hospital e para o conselho administrativo.
• Workshops e Seminários:
  • Eventos periódicos para engajar e informar os stakeholders sobre aspectos específicos do projeto e progresso técnico.
• Sistemas de Gerenciamento de Projeto:
  • Utilização de softwares de gerenciamento de projeto que oferecem atualizações em tempo real e rastreamento do progresso para os membros da equipe do projeto.
• Comunicados de Imprensa:
  • Para projetos de grande escala ou de significativo interesse público, comunicados de imprensa podem ser emitidos para informar o público e a mídia especializada.
• Revisões de Projeto Formal:
  • Reuniões de revisão de fase ou de marcos do projeto para análise crítica do progresso e planejamento das fases seguintes.
• Intranet e Comunicados Internos:
  • Postagens e anúncios na intranet do hospital para manter todos os funcionários informados e engajados.
• Feedback e Sessões de Perguntas e Respostas:
  • Sessões organizadas para responder a perguntas e coletar feedback dos stakeholders para melhorar o envolvimento e a comunicação bidirecional.

Esses meios de comunicação devem ser adaptados às necessidades específicas dos stakeholders e à natureza do projeto, garantindo que a informação seja compartilhada de forma eficaz e apropriada ao público-alvo.

Restrições

As restrições de um projeto são limitações que podem afetar o escopo, tempo, custo e qualidade. No contexto do projeto de Sistema de Geração Local de Oxigênio Hospitalar, as restrições podem incluir:

1. Orçamentárias:
   1. Limite fixo no capital disponível para investimento inicial;
   1. Restrições de fluxo de caixa para operações contínuas e manutenção.
2. Temporais:
   1. Prazos definidos para a conclusão de fases críticas do projeto;
   1. Janelas limitadas de tempo para instalação e testes, possivelmente devido ao horário de funcionamento do hospital.

• Técnicas:
  • Tecnologia específica que deve ser utilizada para a geração de oxigênio;
  • Capacidade de integração com sistemas existentes de infraestrutura do hospital.
• Regulamentares:
  • Normas da ANVISA e outras regulamentações locais e nacionais que devem ser seguidas;
  • Requisitos de licenciamento e aprovação.
• Operacionais:
  • O sistema deve ser capaz de fornecer uma quantidade mínima de oxigênio com uma pureza específica;
  • O sistema deve manter a operação durante o período de transição sem interromper os serviços hospitalares;
• Recursos Humanos:
  • Disponibilidade limitada de pessoal especializado para operação e manutenção;
  • Necessidade de treinamento para a equipe existente.
• Espaciais:
  • Espaço físico limitado para a instalação do sistema de geração de oxigênio.
  • Restrições no layout que podem afetar a expansão futura ou a manutenção do sistema.
• Qualidade:
  • Padrões de pureza do oxigênio que precisam ser atendidos sem exceção.
  • Exigências de desempenho e confiabilidade do sistema.
• Fornecimento:
  • Dependência de fornecedores específicos para equipamentos e peças.
  • Prazos de entrega e a possibilidade de atrasos ou escassez de suprimentos.
• Climáticas e Ambientais:
  • Condições climáticas que podem afetar a construção ou a instalação.
  • Políticas ambientais que podem limitar certos métodos de construção ou tecnologias.
• Stakeholders:
  • Interesses e prioridades conflitantes entre diferentes grupos de stakeholders.
  • Necessidade de alinhar as expectativas e gerenciar a comunicação entre todas as partes interessadas.

Essas restrições devem ser identificadas, analisadas e gerenciadas ao longo do projeto para minimizar impactos negativos no cronograma, custos, escopo e qualidade do projeto.

Premissas

As premissas de um projeto são afirmações aceitas como verdadeiras no planejamento do projeto e que podem impactar seu planejamento e execução. Para o projeto de Sistema de Geração Local de Oxigênio Hospitalar, as premissas podem incluir:

1. Disponibilidade de Financiamento:
   1. O orçamento necessário para a conclusão do projeto foi aprovado e está assegurado.

• Acesso a Recursos:
  • Haverá acesso contínuo aos recursos necessários, incluindo materiais, equipamentos e mão de obra especializada.
• Infraestrutura Existente:
  • A infraestrutura atual do hospital é suficiente para suportar o novo sistema sem necessidade de grandes modificações.
• Janela de Implementação:
  • O hospital poderá acomodar a instalação e a implementação do sistema dentro do cronograma projetado;
• Suporte dos Stakeholders:
  • Todos os stakeholders chave estão alinhados com os objetivos do projeto e oferecerão suporte contínuo.
• Conformidade Regulatória:
  • O projeto cumprirá todas as regulamentações e diretrizes da ANVISA e outras entidades aplicáveis sem problemas significativos.
• Estabilidade Tecnológica:
  • A tecnologia escolhida para o sistema de geração de oxigênio é madura e estável, minimizando o risco de falhas técnicas.
• Capacitação de Equipe:
  • A equipe do projeto e o pessoal operacional receberão o treinamento necessário para a gestão e manutenção do sistema.
• Integração de Sistemas:
  • O sistema de geração de oxigênio poderá ser integrado sem problemas aos sistemas hospitalares existentes.
• Manutenção e Suporte:
  • Contratos de manutenção e suporte estarão em vigor para garantir a operação contínua e eficiente do sistema.
• Impacto Operacional:
  • A implementação do sistema terá um impacto mínimo nas operações hospitalares diárias.
• Disponibilidade de Fornecedores:
  • Os fornecedores poderão entregar todos os componentes e materiais necessários dentro dos prazos do projeto.
• Aceitação do Projeto:
  • O sistema de geração de oxigênio será aceito e utilizado pela equipe médica assim que estiver operacional.
• Condições Ambientais Favoráveis:
  • Não haverá interrupções significativas devido a condições climáticas adversas ou desastres naturais durante a implementação do projeto.

Estas premissas devem ser validadas durante a fase inicial do projeto e revisadas periodicamente para garantir que continuam sendo realistas. Qualquer mudança nas premissas pode requerer uma revisão do plano de projeto para ajustar o escopo, o tempo ou o orçamento.

Riscos

A identificação de riscos é uma parte crucial do planejamento de projetos. No projeto de Sistema de Geração Local de Oxigênio Hospitalar, os riscos potenciais incluem:

Riscos Técnicos:

1. Falha ou subdesempenho do sistema de geração de oxigênio;

Dificuldades técnicas na integração do novo sistema com a infraestrutura existente do hospital;

Riscos Financeiros:

1. Custos que excedem o orçamento devido a mudanças no escopo ou preços inesperados de materiais;

Atrasos nos pagamentos a fornecedores ou prestadores de serviços que podem afetar o cronograma do projeto;

Riscos de Cronograma:

1. Atrasos na entrega de equipamentos ou materiais;

Subestimação do tempo necessário para a instalação e configuração do sistema.

Riscos Regulatórios:

1. Mudanças nas regulamentações ou atrasos nas aprovações regulatórias que impactam a implementação do projeto.

Não conformidade com as normas da ANVISA ou outras regulamentações aplicáveis.

Riscos Operacionais:

1. Interrupção das operações hospitalares durante a instalação e integração do sistema;

Falhas na manutenção ou operação do sistema que levem a interrupções no fornecimento de oxigênio.

Riscos de Recursos Humanos:

1. Dificuldade em encontrar ou reter pessoal qualificado para instalar e operar o sistema;

Resistência à mudança por parte da equipe, afetando a aceitação e a eficácia operacional do novo sistema.

Riscos de Fornecimento:

1. Falência ou problemas de entrega por parte de fornecedores chave.

Variações na qualidade dos componentes fornecidos que afetem a operação do sistema.

Riscos Ambientais:

Desastres naturais ou condições climáticas adversas que causem atrasos ou danos durante a fase de construção.

Riscos de Segurança:

Vazamentos ou falhas de segurança que possam comprometer a saúde e a segurança dos pacientes e funcionários.

Riscos de Comunicação:

Comunicação ineficaz com as partes interessadas que resulta em mal-entendidos ou expectativas desalinhadas.

Riscos Legais:

1. Disputas contratuais com fornecedores ou prestadores de serviço.

Questões de propriedade intelectual ou patentes relacionadas à tecnologia usada.

Riscos de Sustentabilidade:

Impacto ambiental não antecipado que poderia levar a restrições regulatórias ou preocupações da comunidade.

Esses riscos devem ser gerenciados proativamente, com estratégias de mitigação e planos de contingência em vigor. A análise de risco é um processo contínuo e deve ser revisada regularmente ao longo do ciclo de vida do projeto para lidar com novos riscos que possam surgir.

Estrutura Analítica do Projeto EAP

A Estrutura Analítica do Projeto (EAP), ou Work Breakdown Structure (WBS) em inglês, é uma ferramenta que organiza e divide o trabalho do projeto em componentes gerenciáveis. Vou fornecer uma EAP de alto nível para o projeto de Sistema de Geração Local de Oxigênio Hospitalar:

1.     Gestão do Projeto

• 1.1. Planejamento e Definição do Escopo
• 1.2. Orçamentação
• 1.3. Programação
• 1.4. Gestão de Riscos
• 1.5. Comunicação
• 1.6. Controle de Qualidade
• 1.7. Aquisições
• 1.8. Gestão de Stakeholders
• 1.9. Encerramento do Projeto

2.     Análise e Design do Sistema

• 2.1. Estudo de Viabilidade
• 2.2. Análise de Requisitos
• 2.3. Design de Engenharia
• 2.4. Aprovação de Design e Conformidade

3.     Aquisição

• 3.1. Seleção de Fornecedores
• 3.2. Aquisição de Equipamentos
• 3.3. Aquisição de Materiais
• 3.4. Contratação de Serviços Externos

4.     Construção e Desenvolvimento

• 4.1. Preparação do Site
• 4.2. Instalação de Infraestrutura
• 4.3. Construção Civil
• 4.4. Instalação de Equipamentos

5.     Implementação do Sistema

• 5.1. Instalação de Hardware
• 5.2. Instalação de Software
• 5.3. Integração de Sistemas
• 5.4. Testes e Validação
• 5.5. Comissionamento

6.     Treinamento e Desenvolvimento

• 6.1. Desenvolvimento de Material de Treinamento
• 6.2. Treinamento Operacional
• 6.3. Treinamento de Manutenção            

6.4. Treinamento de Segurança

7.     Operações

• 7.1. Operação Piloto
• 7.2. Monitoramento e Controle Operacional
• 7.3. Manutenção
• 7.4. Suporte Técnico e Resolução de Problemas

8.     Encerramento e Transição

• 8.1. Documentação Final
• 8.2. Revisão de Encerramento de Projeto
• 8.3. Transição para Operações Regulares
• 8.4. Avaliação de Desempenho do Sistema

A EAP deve ser detalhada e decomposta em níveis inferiores conforme necessário para a gestão eficaz do projeto. Cada elemento da EAP é um pacote de trabalho que pode ser agendado, custeado e monitorado de forma independente. A EAP ajuda a equipe do projeto a entender todas as tarefas necessárias e a estabelecer uma base para a estimativa de custos, alocação de recursos, responsabilidades e monitoramento e controle do projeto.

Gestão de Projeto – Aquisições

A atividade de aquisições na fase de gestão de projeto envolve o processo de planejamento, seleção, administração e fechamento de contratos para a compra ou locação de bens e serviços externos necessários para a realização do projeto. Dentro da fase 1 de gestão de projeto, que é a iniciação e planejamento, a aquisição geralmente inclui as seguintes tarefas:

1.     Planejamento de Aquisições:

1. Identificação das necessidades de aquisição do projeto, que podem incluir equipamentos, materiais, software, serviços especializados, ou qualquer outro recurso externo.
2. Desenvolvimento de um plano de aquisições que detalha como a equipe do projeto irá adquirir os recursos necessários. Este plano deve incluir o tipo de contrato a ser usado, critérios para seleção de fornecedores, e como as aquisições serão gerenciadas e controladas.

2.     Desenvolvimento de Documentos de Aquisição:

1. Preparação de documentos necessários para solicitar propostas de fornecedores, como solicitações de informação (RFIs), solicitações de proposta (RFPs), solicitações de cotação (RFQs), e editais.
2. Definição clara do escopo de trabalho, especificações técnicas, termos e condições contratuais, critérios de avaliação e seleção, e requisitos de conformidade regulatória.

3.     Seleção de Fornecedores:

1. Avaliação das propostas recebidas de fornecedores e seleção baseada nos critérios estabelecidos.
2. Negociação de termos e preços com fornecedores selecionados para obter o melhor valor em termos de custo, qualidade, prazo e serviço.

4.     Administração de Contratos:

1. Administração e gerenciamento de contratos firmados com fornecedores, incluindo a garantia de que os fornecedores estão cumprindo com suas obrigações contratuais.
2. Coordenação com a equipe de gerenciamento de projetos para assegurar que as entregas dos fornecedores estejam alinhadas com o cronograma, orçamento e padrões de qualidade do projeto.

5.     Gerenciamento de Relacionamentos com Fornecedores:

1. Estabelecimento e manutenção de relações positivas com fornecedores para facilitar negociações, resolver problemas e explorar oportunidades de melhoria contínua.

6.     Controle e Monitoramento de Aquisições:

1. Monitoramento contínuo e controle do processo de aquisição para garantir que os objetivos do projeto estão sendo atendidos e para gerenciar mudanças nos contratos.
2. Implementação de sistemas para rastrear entregas, pagamentos e cumprimento contratual.

7.     Fechamento de Aquisições:

1. Finalização de todas as atividades de aquisição relacionadas ao projeto, incluindo o fechamento de contratos, confirmação de que todo o trabalho foi concluído adequadamente e que os pagamentos foram feitos.
2. Resolução de quaisquer questões pendentes, reclamações ou disputas.

A atividade de aquisições é crucial para garantir que o projeto tenha todos os recursos necessários para sua execução, com termos favoráveis e em conformidade com as políticas e procedimentos da organização. Um planejamento e gerenciamento eficazes de aquisições podem reduzir significativamente o risco de atrasos no projeto e custos excessivos.